En la ventana de los datos personales, se ingresan los datos básicos que permiten la identificación del paciente y su localización. Este módulo tiene algunas características con respecto al ingreso de datos que se detallan a continuación.

Ingreso y validación de datos.

ES FUNDAMENTAL EL PROCEDO DE EMPADRONAMIENTO DE PACIENTES, el archivo maestro de pacientes es la parte mas sensible del sistema, esta tabla se debe auditar y controlar permanentemente.

Durante el proceso del empadronamiento el operador debe verificar toda la información del paciente y pedir la documentación respaldatoria. Es importante que este proceso no se lleve a cabo desde cualquier sector y que se tome el tiempo necesario para hacer todas las verificaciones correspondientes antes de dar de alta un nuevo paciente.

A saber

1. Verificar si este paciente no fue ingresado previamente

2. Verificar la documentación

3. Fotocopiar y/o escanear y guardar dentro del sistema, el documento, carnet de obra social, etc.

4 Tomar fotografía del paciente y guardarla en el sistema.

Todos estos elementos permitirán luego realizar las auditorias y disminuir el número de errores.

Durante el ingreso de los datos de esta pantalla varios datos, tienen características especiales para su validación y/o verificación antes de ser guardados. Es indispensable ingresar el apellido sin este no se puede continuar, también sucede lo mismo con el sexo del paciente .

Por ejemplo:
Se calcula la edad automáticamente a partir de la fecha de nacimiento y se va actualizando con la fecha del sistema.

Se efectúa verificación del número de historia clínica, de documento y de obra social, si existen previamente. El número de Historia clínica se puede ingresar de diferentes formas o bien el sistema lo asigna automáticamente.
Se chequea el ingreso de la obra social o tipo de cobertura o condición del paciente con la base de datos de obras sociales, en caso de ingresarse una obra social inexistente el sistema avisa que esta no esta registrado y da la opción de ingresarla en la base de datos de obras sociales y prepagos, de esta forma se garantiza que los datos ingresen sin errores y da la posibilidad del ingreso de nuevos para validaciones futuras.

Este tipo de verificaciones permite asegurarnos que ingresamos correctamente los datos.
La modificación de datos en general es una tarea sencilla que esta reservada a los usuarios de mediano y alto nivel, estando vedada a los de mas bajo nivel del sistema, el nivel de usuario se define al ingreso al programa, cuando el operador tipea su nombre y clave, el programa busca en la base de usuario y verifica su nivel de trabajo. Esto es salvo algunas excepciones como la modificación del número de documento.

El Sistema utiliza el número de historia clínica del paciente como campo de referencia para administrar las bases de datos que controlan otros sistemas y para la relación de los archivos complementarios.

Esto hace que la modificación del número de historia en caso de un error en el sistema se una tarea complicada debido a que se debe chequear en diferentes bases de datos el mismo y cambiarlo.

Cuando se esta realizando un alta de un paciente, se ingresan primero estos datos y luego se graban recién ahí se puede efectuar la edición y llenado de las otras páginas.
Se debe llenar el apellido requisito fundamental para poder seguir adelante en el ingreso de datos.

El ingreso de la Calle, el número la localidad y la provincia debe seguir las pautas que se indican, permite conocer los c. postales. En el ámbito de la República Argentina.

Se debe indicar el sexo masculino o femenino con M o F respectivamente no admitiendo otro tipo de carácter.

La fecha de nacimiento se debe ingresar con el siglo, es decir 1956 en lugar de 56 y la edad se calcula automáticamente en base a esta renovándose de acuerdo a la evolución de la fecha del sistema.

Verifica la existencia previa del número de documento y de la obra social, no permitiendo que se ingresen números ya ingresados previamente.

El ingreso del número de documento se aconseja se realice a partir del DNI en primer lugar, luego CI o pasaporte. Si el paciente tiene CUIT ó CUIL se debe ingresar, existe una rutina de verificación del número de CUIT , para chequear su correcto ingreso.

El sistema verifica en los nuevos ingresos que el número de documento y el número de Obra Social no este ingresado previamente, y exige una el ingreso y control de una serie de datos los cuales pueden parametrizarse según las necesidades de cada cliente.

Si bien existe una vía de excepción para las emergencias, cuando esta se utiliza estos datos no se verifican existiendo el riesgo de duplicación de información, por lo cual el empadronamiento siempre tiene que estar supervisado y auditado.

ES IMPORTANTE RECALCAR QUE EL EMPADRONAMIENTO ES EL PROCESO MAS SENSIBLE DE TODO EL SISTEMA DADO QUE TODAS LAS OPERACIONES DENTRO DEL SISTEMA SE CENTRALIZAN EN LA HISTORIA CLINICA DEL PACIENTE.

En el caso de detectarse historias duplicadas y dado, existe un procedimiento para corregir, este procedimiento debe ser ejecuta solo por el supervisor del sistema.

1. Si se ingresaron datos no debe darse de baja la historia clínica nueva

2. Si un paciente tiene dos historias clínicas, se debe dar de baja la mas vieja primero y luego cambiar el número de historia clínica de la segunda a la mas vieja, de esta forma el sistema, conserva toda la información relacionada del paciente reasignándole el numero de historia clínica viejo a todos los datos ingresados.

• .Imágenes identificatorias: Se pueden almacenar distintas imágenes de cada paciente relacionadas con la ficha de datos personales. Estas son de carácter identificatorio, las imágenes clínicas, se almacenan relacionadas con los formularios de consulta o bien en los sistema de imágenes de prácticas complementarias de diagnóstico.

Durante el alta del paciente en los datos personales, es indispensable ingresar el apellido, condición que el programa evaluará y si no se cumple no dejará ingresar los datos, también se valida que el primer carácter del campo del apellido no sea un espacio en blanco, condición fundamental para continuar.

Es importante que se sea cuidadoso en el ingreso del número de Historia clínica, porque el sistema lo utiliza para relacionar las diferentes bases de datos del sistema.

BOTONES ESPECÍFICOS DE DATOS PERSONALES DE ACUERDO A LOS DIVERSOS PROGRAMAS

Dependiendo del programa que estemos ejecutando tenemos en la ventana de datos personales botones específicos.

En el programa DigiDiet, desde la ventana de datos personales clikeando con el Mouse sobre el botón de "Datos Clínicos para [Dietas" es factible acceder a la historia clínica nutricional, donde se recaban los datos necesarios para la confección de la dieta y cálculos de requerimientos calórico, diferencia de peso, etc .

Para la búsqueda de datos del paciente accedemos a realizar la misma desde el botón buscar ver búsqueda de datos de pacientes.