Módulo de admisión y egresos de Pacientes a la hospitalización

Módulo de internación, admisión ingreso y egresos de Pacientes

 

INTRODUCCION

La versión 3.0 del módulo de Admisión y egresos se encuentra programada para sistema operativo Windows de 32 bits, aumentado gracias a las posibilidades del sistema operativo, notablemente sus prestaciones con respecto a las versiones anteriores gracias a las ventajas del sistema operativo y del potente motor de bases de datos que utiliza.

Este módulo gestiona las áreas de:

Lleva el control de las diversas áreas, servicios y/o departamentos. Al Ingreso al programa, se verifica el cliente y su password, de acuerdo al nivel de trabajo que tenga cada usuario del programa son las tareas que se puedan realizar sobre el mismo. Registra los datos básicos del paciente, los diagnósticos, procedimientos, sector de internación, efectúa diversas estadísticas y listados y calcula índices de rendimiento y calidad; como el giro cama, días de estadía, etc. La estructura de datos es dinámica y adaptable a cada institución, contempla su funcionamiento tanto para la internación tradicional como para la modalidad de Hospital de día. De la misma manera que el resto del sistema se integra con información de otros módulos, (facturación, reserva de turnos, historia clínica, etc.), permitiendo la aplicación de modernas técnicas de gerencia médica, tales como la aplicación de normas de procedimientos, calidad y la auditoría de todos los procesos.

El sistema de Internación cuenta con todos los elementos de datos necesarios para poder hacer grupos relacionados de diagnóstico GRD y Case Mix.

  • DATOS DE LOS PACIENTES, derivados de Historias Clínicas. Los mismos se integran por: APELLIDO, NOMBRE, NUMERO DE HISTORIA, EDAD Y SEXO. Estos datos se validan con los existentes en la base de datos de historias clínicas, con respecto a la edad calcula la edad en el momento de la internación, a partir de la fecha de nacimiento que figura en la Historia Clínica. Obra Social o prepago al cual pertenece el paciente y el Numero de Obra Social.
  • Se pueden realizar la búsqueda de datos de pacientes por varios ítem, de acuerdo a la opción que elijamos: Apellido y Nombre: No es necesario teclear totalmente el apellido o el nombre, con las primeras letras es suficiente, si hay varios que comienzan de la misma manera se mostrarán en pantalla las opciones y luego se podrá seleccionar el que se desee examinar.
  • En la pantalla de datos personales, el número de Historia clínica se puede ingresar de diferentes formas o bien el sistema le asigna automáticamente. Es importante recalcar que este número es el que relaciona todas las bases de datos del sistema que guardan información del paciente. Por esto la operación de modificación del mismo es una tarea delicada que está reservada a usuarios de alto nivel.

 


BASE DE DATOS DE PACIENTES


Este es el registro maestro de todos los programas que integran el sistema, en el módulo de Gestión de órdenes accedemos a los datos de filiación del paciente. Si el sistema funciona integrado con otros módulos, en una red, permite tener todos los datos relativos al paciente en una base unificada (Historia Clínica Unificada), los datos que ya se hayan llenado de esta base no habrá que volver a cargarlos, de esta forma se evita la redundancia de tareas.
Desde  Gestión, accedemos a lo que sería el encabezamiento de la historia clínica, los datos personales que se ingresan en este sector. La búsqueda de datos de pacientes la podemos realizar desde diferentes ítems: Apellido y Nombre, número de historia clínica o ficha, número de documento, dirección de paciente, etc.(para mas detalles sobre este sector consultar módulo de historias Clínicas). Para acceder al resto de los datos de la historia clínica se debe consultar el programa de historias Clínicas. Hay que tener precaución cuando se da de baja a pacientes sin tener encuentra los datos ingresados por otros servicios. En general esta operación se reserva a los usuarios de mas nivel. Es factible en la ficha de internación almacenar datos clínicos del paciente a modo de epicrisis


MODULO DE ESTADISTICAS


Esta sección permite la realización de estadísticas programadas de los diferentes sectores que integran el sistema. Su utilización es fundamental para el correcto gerenciamiento médico y administrativo de la institución. Mediante los indicadores de rendimiento y calidad, es factible tener un adecuado cuadro de situación del funcionamiento institucional.

CALCULOS PARA ANALISIS GENERECIAL DE DESEMPEÑOS

Calcula, en base a los datos ingresados todas las estadísticas, tasas e indicadores relativos a la internación:

  • Días de estadía.
  • Porcentaje ocupacional
  • Promedio de días de estada
  • Cama disponible
  • Número de pacientes día
  • Días de cada cama ocupadas/ días y del mes
  • Giro cama.
  • Indice de estadía media
  • Indice de Desempeño
  • Egresos mensuales
  • Camas disponibles

 

 

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE ADMISION Y EGRESOS

  1. DESCRIPCION DEL PROCESO: El módulo de quirófanos y salas transfiere la información sobre los consumos de fármacos e insumos administrados al departamento de farmacia quién luego pasa la información a facturación. La información sobre las prácticas realizadas en quirófano es remitida a facturación.

  2. Funcionando como programa independiente al resto del sistema BIOCOM, el módulo de "Admisión y Egresos" suministra la información en el formato que se requiera para ser incorporada por otros sistemas, tanto papel, como archivos txt, dbf, etc.

  3. METODOLOGIA PARA IMPLEMENTARLO: En quirófano, la información que se va cargando en la computadora está compuesta por, los fármacos que se administran al paciente, así como las prácticas que se le realicen al mismo. Por la persona que se determine a tal efecto. Los distintos formularios tradicionales manuscritos, ficha anestésica, parte quirúrgico, vales de enfermería, están disponibles en la computadora, imprimiendo luego con la información llenada a los formularios que se necesiten a los fines tener impresa, como el parte quirúrgico, ficha anestésica, vales para farmacia, información para facturación, lo cual efectuaría el mismo programa. En sala, la prescripción de fármacos, la realizaría el médico en la computadora y la dispensación (lo que se le administra al paciente) lo ingresa el enfermero. El médico prescribe por ejemplo Adalat 10 mg cada 6 horas y el enfermero agrega cuantos comprimidos se le dieron 1 o 2 y luego emite el listado para el personal de facturación que lo cargará en el sistema actual. Con respecto a los estudios que solicita el médico también, los carga en la computadora y luego el enfermero vuelca los resultados, imprimiendo con posterioridad el informe cuando lo solicite la gente de facturación. Para la oficina de facturación nada cambia con respecto al funcionamiento actual de la operatoria ya que actualmente van a recabar la información en los quirófanos y pisos, es mas recibirían un listado claro e impreso del cual pueden sacar con mas exactitud, pudiendo incluso tener la posibilidad de cargar los mismos desde un disquete automáticamente a la computadora del sistema actual.
  4. REQUERIMIENTOS DE EQUIPOS Para el funcionamiento del sistema de Admisión y Egresos de BIOCOM para 32 bits es necesarios un sistema operativo Windows 95 o Windows NT 4.0, placas de red y máquinas pentium de 100 Mhz o superior con 16 Mb de ram mínimo (ideal 32 MB), con sus respectivas impresoras, estaciones de trabajo en sala y en quirófanos integradas en red, las que generan los reportes diarios correspondientes para remitir a farmacia y facturación. En el caso que se pueda implementar la incorporación de dicha información automatizada, las salidas pueden ser en archivos, en el formato que se especifique a fin de que la información no tenga que ser recargada en una computadora y pueda ser levantada de los mismos. La cantidad de estaciones de trabajo depende del volumen del movimiento y cantidad de camas y quirófanos.
  5. REQUERIMIENTO DE PERSONAL Es aconsejable, no incorporar personal administrativo extra, en cambio sugerimos capacitar a los mismos profesionales que actualmente tienen que volcar esa información en distintos formularios, ficha anestésica, parte quirúrgico, vales de enfermería, ingresen la misma en la computadora, imprimiendo luego con la información llenada a los formularios que se necesiten a los fines tener impresa, como el parte quirúrgico, ficha anestésica, vales para farmacia, vales e información para facturación, lo cual efectuaría el mismo programa, tanto en sala como en quirófano. Esto reporta muchos beneficios adicionales a los profesionales que utilizan esa información como posibilidad de buscarla y consultarla, realizar estudios, y permite la auditoría al contar con información clara, sobre los consumos de cada paciente y patología, etc.

 

RESERVA DE TURNOS Y COORDINACION DE CAMAS

  1. DESCRIPCION DEL PROCESO: La reserva de turnos y coordinación de la internación y estado de la dotación de camas y quirófanos se realiza desde una estructura administrativa, la que tiene que tener acceso a un terminal de computadora, para coordinar la información que se va recibiendo en los distintos sectores y asignar turnos según la disponibilidad de la dotación existente. Los formularios de Admisión de quirófanos y habitaciones, dan información completa y dinámica sobre el estado de camas y quirófanos, actual, pasada y futura
  2. METODOLOGIA: Para realizar la coordinación de los sectores se debe disponer de una terminal en un espacio físico que disponga de la posibilidad de atención al público. Se debe tener acceso a la base de datos de médicos, donde se registren los horarios y disponibilidades de cada especialidad, así como el acceso al sistema de admisión y egresos.
  3. REQUERIMIENTOS DE EQUIPOS Para el funcionamiento del sistema de Admisión y Egresos de BIOCOM para 32 bits es necesarios un sistema operativo Windows XP, placas de red y PC pentium de 100 Mhz o superior con 1 GB, con sus respectivas impresoras, además de las estaciones de trabajo en sala y en quirófanos integradas en red, se debe disponer de terminales en el sector de coordinación. La cantidad de estaciones de trabajo depende del volumen del movimiento y cantidad de camas y quirófanos.
  4. REQUERIMIENTO DE PERSONAL. Se debe adiestrar al mismo personal que esta asignado para la tarea de reserva de turnos para la utilización del sistema de admisión y egresos.

UTILIZACION EN EL AREA ASISTENCIAL.

  1. DESCRIPCION DEL PROCESO: La información médica en el área de quirófanos esta contemplada en la confección del parte quirúrgico, ficha anestésica, inscripción de prácticas, diagnósticos y motivos de consultas. En la sala se puede confeccionar evoluciones y epicrisis del paciente en el mismo sistema de admisión y egresos junto con los diagnósticos y motivos de consultas. Toda esta información se comparte y complementa con la de la historia clínica HC tanto tradicional como computarizada HCC y otros módulos existentes del sistema como imágenes, laboratorio, farmacia, turnos, etc.
  2. METODOLOGIA: Para utilizar el sistema para llevar la información médica es necesario instruir al personal en su utilización y disponer de equipos accesibles en las distintas áreas para que los profesionales con autorización de acceso por medio de clave y password puedan ingresarla y consultarla .
  3. REQUERIMIENTOS DE EQUIPOS Para el funcionamiento es necesarios un sistema operativo Windows XP  o superior, placas de red y equipos pentium de 100 Mhz o superior con 1 GB de ram con sus respectivas impresoras, además de las estaciones de trabajo en sala y en quirófanos integradas en red. La cantidad de estaciones de trabajo depende del volumen del movimiento y cantidad de camas y quirófanos.
  4. REQUERIMIENTO DE PERSONAL. Se debe adiestrar los mismos profesionales para la incorporación de los datos como para su consulta.
  5. VALOR LEGAL. No existe una legislación que regule la forma que el médico deba guardar sus informaciones. Si bien hay cierta jurisprudencia, en donde la justicia falla en contra de los facultativos en los casos en donde hay ausencia de inscripción de la información, considerando que "si no está escrito es porque no se hizo", los registros médicos informatizados son acordes con la ley. Los RMI (Registros Médicos Informatizados) abarcan todos los archivos o programas de almacenamiento de información existentes en el sistema que contengan información referida al paciente, como la HCC, las bases de admisión y egresos, sistema de reserva de turnos, base de practicas complementarias, laboratorio, archivos de farmacia de dispensación de fármacos, facturación, etc. Las evoluciones de una HISTORIA CLÍNICA son una serie cronológica de observaciones, es perfectamente lógico pretender que una observación no pueda ser retirada una vez ingresada. Por los motivos expuestos las evoluciones reflejan la situación observada por el médico y su opinión en un momento fijo en el tiempo. El sistema de BIOCOM, tiene mecanismos para permitir guardar las observaciones y/o evoluciones médicas sin que estas puedan ser alteradas o modificadas en el futuro. Dispone de un sistema de seguridad de información implementando los MSI y control de modificaciones de campos. Estos son aspectos fundamentales que el sistema debe garantizar para cumplir con la lógica médica, jurídica e informática. A tal punto esto es así que a nivel internacional, los sistemas médicos que no cuenten con un mecanismo de seguridad para evitar modificaciones no son reconocidos como un instrumento legal.

 

BASE DE DATOS DE PRESTADORES

Este registro contiene los datos de profesionales que se relacionan con la institución. Esta base lleva una codificación de los mismos, lo cual permite su interacción con otros programas del sistema y bases de datos relacionadas. Ver datos de profesionales